如何优雅地拒绝你不想参加的会议

2021-10-13 14:13:54来源:南方人才网

它出现在你的信箱了:有人邀请你参加一个你真的不想参加的会议。这也许是因为它挤占了你的日程表中所剩不多的一个空档。又或者你在这个时段已经有约,而你必须决定要拒绝它们中的一个。不管是什么理由,有时候你真的必须拒绝参加会议的邀请。

怎么决定应该拒绝参加会议?

你的第一个挑战,就是决定应该拒绝哪一些会议。此时加入些许的纪律,将会有长远的效益。你要建立一套标准,帮助你决定是否参加会议,并且要坚持你的标准。

评估这次会议的价值

首先,评估这次会议的价值。这次会议是否涉及了某些又重要,又及时,又值得的事项?它是否目的和议程都明确,让它能够成功?是否有什么背景资料能够提前提供给参与者?适当的人是否被邀请,让会议能够取得有意义的进展?如果邀请函上并没明确标示这次会议的价值,那么你在决定是否参加之前,先以一些开放式的问题回应:

“可否提供关于议程的其它信息?”

“我们在这个问题上正处于决策过程的哪个阶段?”

“我应该如何为这次讨论做准备?”

确定你是不是参加会议的正确人选

如果这次会议很明显是值得的话,你的下一道问题,就是你是不是参加会议的正确人选。这些课题是不是在你的岗位的管辖之内?你是否具有相关的专门知识来参与这次谈话?对于这次会议所要做的决定,你是否资历太高或是资历不足?如果你在质疑你被邀请的原因,就要向会议的主办人沟通,才来回应:

你想要我在这次会议中做出什么贡献?

我的部门还有谁会参加?

我将会代表什么人?

决定这次会议是不是你此时的优先考量

最后,如果你相信这次会议将会有价值,而你又能为其中的讨论做出贡献,你就要决定这次会议是不是你此时的优先考量。这次会议对你的职责有多重要?这个问题在你当前的其它职责当中处于什么位置?你的贡献将会有多独特?你的位置是否有更好的替代人选?

要是你不能符合以上三则标准当中的任何一则,那么,你就可以拒绝参加会议,但是你得谨慎行事。

如何优雅地拒绝?

即使你不参加她的会议,你还是要让她感到你有团队精神,而且也能积极地做出贡献。以下有几个选择可以参考:

我是否能够完全阻止这次会议?

要是你相信这次会议无法取得成功,从而违反了第一个标准,你就要花些时间与主办人讨论你的顾虑。那个人可能会驳斥你的话语,但是你也有可能引发以下两个正面结果的其中一个:这次会议要么能够得到更好的定位,要么被取消了。你可以试试以下的其中一个做法:

“依照我们今年的优先事项,这是一个很有趣的话题。我不敢肯定我们准备好有效地讨论这个话题。我们可不可以先将这次会议延后,让工作团队取得多一点的进展,才来进行会议?”

“我很期待针对这一个课题做一些决定。按照会议的邀请函,生产部看起来没有参与这次会议。我想等到生产部的人愿意参与,要不然,我们就无法做出任何决定。”

“根据邀请函上的信息,这次会议似乎只是为了提供资料。我们是否可以发出一篇概要,而不是举行会议?”

我能推荐另一个人吗?

如果这次会议很重要,却因为你不是这个任务的正确人选,从而违反了第二个标准,那么你可以试着推荐另一个人。记得要花些心思找出正确人选,这样才不会让你看起来是在推卸责任。你可以试着提出这些选择:

“你对我的看法有兴趣,我实在荣幸。我不相信自己最有资格讨论这个课题。我查了一下,发现 Pat 似乎会有相关的背景。你会介意邀请 Pat 而不邀请我吗?”

“这是一项决策的会议,因此,我认为我们的团队由我的经理来代表,较为合适。”

“谢谢你邀请我参加这次会议。我认为我在这个时候没有必要参加这次会议。如果可以的话,我想提名 Jose 作为我的代表。”

我能预先作出贡献吗?

如果这次会议违反了第三个标准(你认为这个课题很重要,而你又可以加入独特的价值,但是你的日程和优先事项无法容纳这次会议),你就有了机会预先作出贡献。先花几分钟整理一些笔记,再向主席或者一位合适的参与者做个简报。这么做比起参加整个会议更有效率。你可以对主办人这么回应:

“这将会是一场重要的讨论。我虽然不能参加,但是我会找一些时间来分享我的想法,让你能够在讨论的时候提出来。”

“我很抱歉不能参加这次会议。要是我提前帮你做准备的话,不知道你能不能在会议上发表我的想法?”

我能参加会议的一部分吗?

要是议程上的至少一个事项符合了你的三个标准,但其它事项却违反了至少一个标准,那么你可能可以选择只参加会议的一部分。你可以用以下的其中一个说法回应:

“谢谢你的邀请。参与品牌重塑的讨论对我来说非常重要。我目前还有其它的一些优先考量,因此,这个事项完毕之后,我就得失陪了。”

“我们能不能将品牌重塑的讨论移到议程上的第一个事项?我无法参加整个会议,但是我很想针对那个事项作出贡献。”

不管你做出什么选择,你是在试着做三件事。第一,为人们标榜出你在刻意地使用时间。第二,分享你不参与会议的原因,让会议主办人能够了解。第三,尝试去达到主办人的需求,尽管你采用的方式和他们所预期的方式不同。

这一开始可能会是一种文化冲击,但是那些一周内参加35小时的会议,忙得不可开交的人,很快就会佩服你的纪律。你只要记得,当你发出邀请函的时候,也要向拒绝你的邀请的人表现同样的礼貌!

本文作者丽恩·戴维(Liane Davey)是 3COze Inc.  的联合创始人。她是《You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done》的作者,也是《Leadership Solutions: The Pathway to Bridge the Leadership Gap》的合著者。(来源:哈佛商业评论 作者:丽恩·戴维)

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