工作邮件使用的五大守则

2018-02-09 09:53:40来源:徐州英才网

最近,沪上某大公司内出了则大八卦———据说,有个职员在跳槽前夜给所有同仁以及客户发了邮件,控诉公司的种种不是。这件事震动了公司高管,他们召开紧急会议,不惜花费巨额资金更新网络系统,监控邮件。


电子邮件,已成了办公室里隐藏的地雷。


守则一:不要随便“回复所有人”


阿康外企职员


千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。


那次接手一个挑剔的客户,耗了很久,价格一直谈不拢,差不多有两周时间,我每天上班头一件事,就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子,老板盯、对方拖,搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天,在我们通过20封邮件时,我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函,上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过,包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格,还有准备对付我们的具体计划。


这下好了,掌握了对方的底线,后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完,老板对我刮目相看。


我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉,终于发现:发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”,才把信不小心传到了我手里。


也真怪不得他,之前我们往来的邮件实在过多,而且所有的邮件题目都是一长串“RE:RE:RE……”,看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后,他老板回复给了他,还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题,他就沿用那些几经回复的信件,继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊,哪些人在“收件人”一栏里,哪些人在“抄送”栏里,从不混淆,直到有一次,在这么多个类似标题的邮件里,他终于“迷失”了,一点“全部回复”……


守则二:沟通重要事件时,最好使用邮件,如果你光打电话,对方可以耍赖。


大卫物流管理


在我还是新人时,吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户,每次交接,都需要我无数次催促、反复提醒。


有一次,由于缺少一些材料,他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行,时间就是金钱。我反复跟他说,如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程,那就是他们的责任了。


他满口答应,说两个小时后就能给我回音。没想到,两小时过去了、一个上午过去了,还是没发材料来。下午我又催了一次,他还是说“马上”、“马上”。


最后的结果可想而知。对方老板怒了,一个电话打到我老板那儿,投诉我工作不力。


“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。


“你为什么不发邮件呢?”老板虽然相信我,可是对方一口咬定我没通知,口说无凭,没有邮件作证据,只能由我们来赔偿损失。


老板亲授心得:“下回遇到这样的人,非但给他写邮件,还应该明抄一份给他的上司,这样,他就不敢怠慢了。”


姜还是老的辣,办公室“游戏准则”之一就是:遇见重要的事,先发邮件,把责任扔给对方再说。


守则三:如有需要,请用BCC(暗抄)。


金子银行客服


前不久,办公室里议论纷纷,说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了?


不久,手机如期而至,公司里还搞了统一的培训,教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子,下达最新指令:所有关键部门的员工,24小时开机,随时处理邮件!消息一出,各路流言飞转,出现了多种关于此举动机的猜测:一说公司里各部门严重推卸责任,出现事故,互相推诿,A怪B没有告知,B说自己已经书面邮件通知,A说没有收到邮件;另一种说法是,前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”,有人趁他人不备,在对方电脑上使用邮件系统,发送出一份举报信,结果,该信还落入了被举报人手中,他找到发信人论理,该人说一定是有人为了陷害自己,盗用信箱发信;还有传言,说是两个部门的人结怨,跑去领导那里论理,要求每次发完邮件,必须电话通知或者消息确认,不然存在“陷害”的可能性……


也不知是哪个“军师”的主意,最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机,现在,所有人都胆战心惊地24小时开机,并且一看到有“CC”(抄送)给自己上司的邮件就格外认真,如果看到了显示BCC(暗抄)的邮件,那么,赶紧起床吧,这觉是再也睡不好了。


守则四:如果你是老板,请设置“敏感词”。


小言外企行政


前不久公司出了一件大事:一个不满工作的员工在跳槽前夜,调出所有同事和客户的电邮,群发了一封“控诉信”。


除了对公司内部关键人物的投诉之外,还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最后说:“这样缺乏信誉的公司,你们还敢和他继续有生意方面的合作么?”


邮件是周一早上群发的,那天我正好在外面办事,下午回到办公室,据说已经被集体删除了。不过,好多人都悄悄备份存在自己的电脑里,我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子,它被当作上班生活的调味剂。


据说,高层大骇,虽然最后找到那名员工并追究了法律责任,可对于我们这样的大公司来说,毕竟很是“坍台”。


于是,消息灵通人士最近通知我们,老板出资百万购了一套新系统,据说,现在任何从公司发出的邮件,一旦出现“状况”,系统会自动警报,并阻止发送。


为这事,我们八卦了半天,都在推测系统会设置多少敏感词汇来自动阻止邮件。经讨论,大家达成共识:少写中文邮件———我们工作往来的邮件,大部分是用英语写的,而那封控诉信用的是中文———这种信,还是用母语写比较顺畅。


守则五:不要随意转发


Ken项目经理


通常我们汇报工作时,贪图方便,会直接把邮件转发给老板。但你的老板如果足够细心和专业,他会批评你。


我对我们老板肃然起敬,也是因为一封邮件。那次,他把我叫到办公室:“Ken,你是不是偷懒,直接把对方的公文发给我了?”


我的确转发了邮件,因为一样是总结,既然对方总结好了,我就顺手按了转发,可是,他怎么会知道?


“你过来,转发的字色是灰色,并且前面会出现‘>’的符号。”


我满脸通红。到底是老板!


TIPS:


-邮件最能撒谎。面谈时,有可能通过表情泄漏天机;打电话,难免语塞。而邮件永远不会。


-邮件是最职业的公务交办手段,它可以丝毫不带感情色彩。


-公务邮件的最后,一般要设置“免责声明”,大体需要明确的意思是:“如果这封信不是给你的,希望收到后退还给我,以免引起之后的纠纷。”


-最后填写收件人,因为一个误操作,有可能送出一份空信,令对方造成你工作粗糙的印象。


-愤怒时不要用E-mail.E-mail很难传送幽默,但很容易传达愤怒。


-使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。


-简短。如果有很多话,可以列成要点。


-休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。


-使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上笑脸。

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