工作效率低 是你不懂时间管理

2017-08-16 13:54:03来源:向阳生涯

感觉时间不够用,天天忙忙忙却没有成就?学习良好的时间管理并让其成为习惯,就能逐渐改变这种状态。

那么怎样提高自己的时间管理水平呢?

首先,收集记录,释放大脑内存。把大脑里所有要做的事情记录下来,这样你的大脑才能放心地把注意力集中在当下要做的事上。

其次,决定处理方式。有个著名的4D原则,第一个“D”是Do(做),通常是只有你自己才能完成的事,要么特别重要,要么非你不可;第二个"D"defer(推迟)就是还需要酝酿或暂时没时间去处理的,先把它放到“待处理”; 第三个“D”是Delegate(委托),可以委托给别人去做的事,尤其是可以委托给下属的就不要自己做;第四个“D”是Delete(删除),对于不重要的事情,我们应该立即把它删掉。

然后,按重要性排序。对上一步已经决定为Do”的事,按重要性排序。A类为最重要,影响重大;B类为重要,但影响或后果不那么大;C类为最好要做,但不做也没啥后果。什么是重要的事,最直接的标准,以是否对自己的人生长远目标有益,且益处最大为准。在工作方面,建议和上司讨论,以明确自己工作内容的重要性排序,也就是在上司眼中最需要你达成的是什么,以上司对你的期望为重要性排序基准。

接着,把按上一步排好序后的清单做进一步分类。

第一种,它跟时间有密切关系,特定时间你要做的事情。不能改或改了要付出很大的代价。这种事情用日程来管理,就我们用日历,苹果的日历、安卓的日历或者纸质的日历都可以来管理这类的事件。比如说:出差,开会等。这种事情不能安排得多,如果安排得多,就不能适应变化,所以一定要少而精。

第二种,在deadline前完成就可以,对具体时间要求并不高的事情,可以给它标注一个截止的时间。

第三种,弹性更大,没有时间的要求,完成就行。

同时,我们把清单再按情境拆分。情境就是这类事情要什么条件下能做。比如:打电话算一种情境,办公室算一种情境,电脑上完成算一种情境,堵车时也是一种情境。这样,一有空档就把清单拿出来,马上就知道怎样有效利用这段时间最有效。举个例子:我们在堵车的时候,时间很多,空间狭窄,精力不高,这时可以做些不很重要的,相对比较简单的事。可以打开清单看一看,比如调出要打的电话清单来拨打,听听冥想音乐,听演讲等等。

再来说说执行。前面说到特定时间的任务我们放在日程,除此之外,重要的事情也可以放在日程管理。首先要保证日程表上的事情被完成。然后才着手,按重要性排序做其他的事情。如果任务比较复杂,我们就需要把它升级成为“项目”来统筹执行,将其分解成N个下一步行动,也就是N个小任务,把分解后的那N个任务放到我们的清单中管理,这些小任务完成了,项目也就完成了。值得强调的是,执行的关键是总是先处理最重要的事,即使这件事很难,也要最先处理,直到处理完毕才开始下一个任务。许多人是由易到难,先把容易的各项小任务处理完,把难的放到最后,这是不科学的,首先应该把精力最旺盛的时间用来处理最重要,难度大的任务, 再者,小任务通常并不那么重要,即使全部完成其影响也不如那个未完成的难的任务。Brian TracyEat that frog一书里面把任务比喻成青蛙,也明确了先吃那只最大,最丑的青蛙,也就是最重要最难的任务。执行的过程中,保持专注是提高效率的关键,推荐番茄钟工作法,每专注工作25分钟,休息5分钟。

另外,不断学习,提升自己的核心能力。完成任务所需的能力提高了,自然会缩短完成任务所需的时间,提升效率。所以记得安排出时间给自己充电学习。

时间管理不仅是一个体系,一种理念,更离不开实践。坚持践行上述的方法,你会发现自己对时间更有掌控感,每完成一个重要的任务都会带给你愉悦和满足,自信也随之不断增强。


责任编辑:dzy